Imaginez un espace numérique, accessible à tout moment, où vous pouvez gérer et stocker tous vos documents RH en toute sécurité. C’est précisément ce que propose Mypeopledoc, un outil innovant révolutionnant la gestion des ressources humaines. Découvrez comment dans cet article.
Qu’est-ce que Mypeopledoc ?
Mypeopledoc est une solution numérique dédiée à la gestion des ressources humaines. Il s’agit d’un coffre-fort digital RH qui offre aux employés un accès sécurisé à leurs documents administratifs tels que les contrats de travail, les bulletins de paie et les attestations. Cette plateforme a été conçue pour faciliter la gestion des documents administratifs et optimiser les processus en automatisant la distribution de ces derniers. Elle offre un stockage centralisé avec un niveau de sécurité élevé, permettant un accès à distance via mobile ou ordinateur.
Historique et développement de la plateforme
Mypeopledoc a été lancé en 2007 par Jonathan Benhamou et Clément Buyse en France. Depuis, la plateforme a connu une expansion internationale et a été rachetée par Ultimate Software en 2018. Elle s’inscrit dans la transformation digitale RH, visant le « zéro papier » et la conformité RGPD. Les tarifs sont clairs et dégressifs, à partir de 3€ par mois, avec un abonnement initié par l’entreprise et activé par les employés.
Fonctionnalités clés de Mypeopledoc
Mypeopledoc offre une gamme de fonctionnalités destinées à optimiser la gestion des documents RH. Parmi celles-ci, on retrouve le partage, la certification, la consultation et la signature électronique de documents. La plateforme propose également la gestion des flux documentaires et l’optimisation des communications internes. La sécurité est assurée par un cryptage avancé et la conformité réglementaire est garantie. En cas de perte d’identifiants, une procédure de réinitialisation simple est disponible via le site.
Les types de documents gérés
Mypeopledoc permet la gestion de divers types de documents administratifs. Elle offre un espace de stockage de 10 Go gratuit, avec un archivage sécurisé pendant 50 ans. Les documents gérés incluent les contrats de travail, les bulletins de paie, les attestations et bien d’autres. La plateforme garantit la confidentialité des documents reçus par email et facilite leur gestion en rendant inutile l’archivage physique.
Les avantages de MyPeopleDoc pour les entreprises
Centralisation et accessibilité des documents
La plateforme MyPeopleDoc offre une solution pour centraliser tous les documents administratifs RH en un seul endroit, rendant ainsi la gestion de ces documents plus facile et plus efficace. Grâce à cet outil, les contrats de travail, bulletins de paie, attestations et autres documents importants sont accessibles à tout moment et depuis n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un ordinateur ou d’un mobile.
Sécurité et conformité réglementaire
La sécurité des documents est une priorité pour MyPeopleDoc. La plateforme utilise un cryptage avancé pour assurer la protection des données et respecte les réglementations en vigueur, notamment le RGPD. La confidentialité des documents est donc garantie, contrairement aux documents reçus par email qui peuvent être plus vulnérables.
Gain de temps et réduction des coûts
En plus de la sécurité, l’utilisation de MyPeopleDoc permet un gain de temps significatif pour les services RH. La distribution automatisée de documents et l’optimisation des communications internes permettent de libérer du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, la dématérialisation des documents entraîne une réduction des coûts, notamment en ce qui concerne l’archivage physique.
Transformation digitale et réduction du papier
Enfin, MyPeopleDoc s’inscrit parfaitement dans une démarche de transformation digitale et de réduction du papier. En effet, l’objectif de la plateforme est d’aller vers le « zéro papier », ce qui est non seulement bénéfique pour l’environnement, mais aussi pour l’efficacité et la modernisation des processus RH. L’outil est facile d’utilisation et s’intègre facilement aux systèmes existants, permettant ainsi une transition en douceur vers la dématérialisation.
L’abonnement à MyPeopleDoc est initié par l’entreprise et activé par les employés, avec des tarifs clairs à partir de 3€/mois. En cas de perte des identifiants, la procédure de réinitialisation est simple et rapide via le site.
Fonctionnalités avancées de Mypeopledoc
Mypeopledoc se distingue par ses fonctionnalités avancées qui facilitent la gestion des documents administratifs, tout en offrant une expérience utilisateur conviviale et sécurisée. Des options comme le partage de documents, la certification, la consultation et la signature électronique aux procédés d’archivage sécurisé et de réinitialisation des identifiants, Mypeopledoc est un outil de dématérialisation des ressources humaines complet et fiable.
Partage et certification des documents
La plateforme Mypeopledoc offre une fonctionnalité de partage de documents simple et sécurisée. Les utilisateurs peuvent ainsi partager leurs documents administratifs, tels que les contrats de travail, les bulletins de paie et les attestations, en toute confidentialité. De plus, pour garantir l’authenticité des documents partagés, Mypeopledoc propose une option de certification. Cette fonctionnalité assure la conformité réglementaire et renforce la crédibilité des documents.
Consultation et signature électronique
Mypeopledoc facilite la consultation des documents administratifs grâce à son interface intuitive. Les utilisateurs peuvent accéder à leurs documents à tout moment, depuis n’importe quel appareil. En outre, la plateforme offre une fonctionnalité de signature électronique, permettant aux employés de signer leurs documents de manière numérique. Cette option simplifie les processus administratifs, tout en respectant les contraintes légales.
Archivage sécurisé et durée de conservation
En matière de sécurité, Mypeopledoc propose un archivage sécurisé des documents. Grâce à son cryptage avancé, les utilisateurs peuvent stocker leurs documents en toute tranquillité. De plus, la plateforme garantit une durée de conservation de 50 ans pour les documents archivés. Cette durée de conservation prolongée souligne l’engagement de Mypeopledoc envers la conformité réglementaire et la sécurité des données.
Processus de réinitialisation des identifiants
En cas de perte d’identifiants, Mypeopledoc propose un processus de réinitialisation simple et rapide. Les utilisateurs peuvent réinitialiser leurs identifiants via le site de Mypeopledoc, garantissant ainsi un accès continu à leurs documents. Cette fonctionnalité témoigne de l’engagement de Mypeopledoc à offrir une expérience utilisateur sans tracas.
Tarification et modalités d’abonnement à Mypeopledoc
Modes de tarification proposés
La plateforme Mypeopledoc propose une tarification claire et accessible pour toutes les entreprises, avec des tarifs débutant à partir de 3€ par mois. L’abonnement est initié par l’entreprise, qui peut ensuite l’activer pour ses employés. Cette tarification couvre les fonctionnalités essentielles de la plateforme, telles que le partage, la certification, la consultation et la signature électronique de documents administratifs.
Options d’abonnement pour les entreprises
L’abonnement à Mypeopledoc offre un espace de stockage de 10 Go gratuit, garantissant un archivage sécurisé des documents pendant 50 ans. Le système de tarification propose également des options dégressives, permettant aux entreprises de réaliser des économies en fonction du nombre d’employés inscrits. C’est une solution pratique et facile d’utilisation qui s’intègre parfaitement aux systèmes existants, favorisant ainsi la transformation digitale des ressources humaines vers le « zéro papier ».
Évaluation des coûts par rapport aux alternatives
Comparativement à d’autres solutions de gestion RH dématérialisée comme Paycor, Rippling, Ciel Paye, Arkevia, Silae, Payfit, Factorial.fr, Talentia HR suite, GrafiQ, les tarifs de Mypeopledoc sont compétitifs. En plus de son prix attractif, cette plateforme offre un gain de temps significatif pour les services RH, tout en respectant les contraintes légales et réglementaires, notamment en matière de conformité RGPD. Le coût de l’abonnement à Mypeopledoc est donc largement compensé par les avantages en termes d’optimisation des processus et de réduction des coûts associés à la gestion des documents RH.
Comparaison avec d’autres solutions sur le marché
Analyse des alternatives à Mypeopledoc
Mypeopledoc, solution RH digitale, n’est pas la seule sur le marché. Des alternatives comme Arkevia, Silae, Payfit, Paycor, Rippling, Ciel Paye, Factorial.fr, Talentia HR suite, et GrafiQ sont aussi disponibles. Ces solutions proposent des services similaires tels que la distribution automatisée de documents RH, l’archivage sécurisé et la conformité réglementaire.
Avantages compétitifs de Mypeopledoc
En comparaison, Mypeopledoc présente plusieurs avantages compétitifs. En premier lieu, son service de stockage centralisé permet un accès à distance via mobile ou ordinateur. De plus, il offre une sécurité élevée grâce à un cryptage avancé et assure la conformité réglementaire. Son système de partage, certification, consultation et signature électronique simplifie grandement la gestion des documents RH.
En termes de tarification, Mypeopledoc propose des tarifs clairs à partir de 3€/mois, avec des options dégressives. Par ailleurs, sa capacité de stockage est de 10 Go gratuit, avec une garantie d’archivage sécurisé pendant 50 ans. Enfin, l’outil est reconnu pour sa facilité d’utilisation et sa capacité à s’intégrer aux systèmes existants.
Retour d’expérience d’entreprises utilisant Mypeopledoc
De nombreuses grandes entreprises et PME internationales ont fait le choix de Mypeopledoc pour la dématérialisation de leurs ressources humaines. Elles mettent en avant le gain de temps pour le service RH, le respect des contraintes légales et la réduction des coûts. La confidentialité offerte par Mypeopledoc est également un point fort, comparativement aux documents reçus par email. Le service client est également apprécié, avec une assistance disponible sur le site et via un formulaire. Enfin, en cas de perte d’identifiants, la réinitialisation est simple via le site.
Curieux de nature, je vous emmène sur mon blog Lumeneo à la rencontre de différents sujets. Certains me tiennent à coeur car il s’agit de mes passions (sport, déco, animaux), et d’autres sont plus insolites alors j’ai voulu les partager avec vous. N’hésitez pas à me contacter j’adore échanger avec mes lecteurs. Bonne visite !
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